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Elaboration des données

L'interface de catalographie est disponible en deux langues (français et néerlandais). Le système de catalographie est par ailleurs bilingue. Cela signifie, pour les descriptions dont la langue n'est pas définie par celle du document, que le catalographe les introduit dans sa propre langue mais que les principaux éléments de description tels que le titre attribué peuvent être traduits dans l'autre langue par le système. Pour les mots-clés, un module de traduction automatique est prévu.

Outre la fonction de recherche et de consultation, identique à celle du module OPAC, le module catalographie contient les sous-modules permettant de décrire et de gérer les archives, manuscrits, livres, articles, coupures de presse et photos. Chaque module s'ouvre sur une fenêtre principale contenant la description proprement dite du document ainsi que ses principales caractéristiques. La fenêtre principale permet d'accéder à plusieurs fenêtres secondaires. Certaines sont propres à chaque type de document tandis que d'autres (ex : accès par sujet, cotes ou numéros d’archives, numéros de placement, auteurs ou producteur) sont générales. Des liens peuvent être établis entre les différents types de documents : un livre peut être associé à l'entité d'archives dont il provient ; il peut également contenir un renvoi (de type «voir également») vers un autre ouvrage ou un fonds d'archives de la banque de données ou une autre source, sur internet par exemple.

Le catalographe peut déterminer des niveaux d'accès pour les (sous-)groupes et personnes. Ceci permet de décrire dans la banque de données des archives uniquement accessibles à l'archiviste-catalographe ou au service concerné. Le niveau d'accès peut ensuite être modifié selon les besoins, par exemple, en vue de donner un accès au public à ces données. Le système permet d'exporter les données catalographiques sous format EAD, afin d'éditer des instruments de recherche électronique et pour l'élaboration de versions “papier”. En combinant ces fonctions, Pallas peut être réellement utilisé comme un instrument pour l'établissement d'inventaires d'archives.

 
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